Nous cherchons un(e) secrétaire

 “Clowns Z’hôpitaux” recherche un bénévole pour intégrer son Conseil d’Administration en qualité de secrétaire.

 Notre association, notre action, nos valeurs

Fondée en 2004, l’association “Clowns Z’hôpitaux” est une action solidaire reconnue d’intérêt général, en direction d’adultes et d’enfants en souffrance. Nos 23 Clowns professionnels interviennent dans les établissements hospitaliers, de soins et/ou maisons de retraite sur 6 régions en France. Leur mission est de rompre le quotidien des personnes en diffusant poésie, joie et réconfort.  Ce moment est une  rencontre humaine qui s’inscrit dans une démarche libre des institutions politiques et syndicales,  sociales, médicales ou religieuses.

Un administrateur dans une association, c’est quoi ?

Principal organe de gestion de l’association, le conseil d’administration se compose de membres.  Ces derniers sont appelés administrateur ou membre du Conseil d’Administration (CA pour les intimes !).

Ils ont pour mission la gestion et l’administration courante de l’association mais également la réalisation et/ou le suivi de projets. Ils occupent leur fonction pour une durée de 3 ans.

Quels talents recherchons-nous pour cette mission de secrétaire ?

• Vous êtes sensible aux missions de notre association,
• Vous êtes disponible … vous avez envie de rejoindre une équipe de bénévoles dynamiques qui s’active pour le bon fonctionnement de notre association,
• L’ordinateur est votre ami … nous avons l’habitude de travailler en ligne de manière collaborative (forum, mail, Drive, outils Google),
• Vous avez la bougeotte … car il faudra pouvoir se déplacer occasionnellement (réunion du conseil d’administration, assemblées générales).

Quelles sont les missions du secrétaire ?

Les missions générales d’un secrétaire d’une association loi 1901 sont :

• Transmettre toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de l’association,
• Veiller au respect des obligations statutaires,
• Gérer les réunions : conseil d’administration, assemblée générale,
• Archiver et classer tous les documents utiles à la vie de l’association (statuts, règlement intérieur, publication dans le journal officiel ; récépissés de déclaration délivrés par les services préfectoraux, etc.).

Quelles seront les tâches du secrétaire ?

Pour enrichir notre équipe, nous recherchons un(e) secrétaire qui travaillera en binôme avec le président de l’association et la secrétaire adjointe.

Le/la secrétaire est le/la chef(fe) d’orchestre de la vie associative de Clowns Z’hôpitaux. En lien avec les membres du CA et du siège, le/la secrétaire aura les mission générales suivantes.

Vie associative

• Il/elle prépare les réunions statutaires, il/elle planifie les réunions du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale dont il/elle rédige les convocations et procès-verbaux et les diffuse auprès des membres de l’association.
• Il/elle tient les registres obligatoires de l’association.
• Il/elle effectue formalités obligatoires pour l’association telles que les déclarations en préfecture.

Convention et contrats

• Il/elle s’assure du suivi annuel des conventions avec les établissements de soins, des contrats d’assurances, les contrats de prévoyance et de mutuelle des salariés.

Courrier

• Il/elle veille à la bonne gestion du courrier et à la tenue des archives (papier et/ou informatique) en lien avec la chargée de mission de l’association.

Cette liste est bien évidemment non exhaustive, à celle-ci pourra s’ajouter d’autres missions en lien avec le bénévolat que vous souhaitez effectuer au sein de notre équipe.

Comment postuler ?

Vous pouvez télécharger la fiche de mission : ICI

Puis, nous envoyez un mail de candidature à  à l’adresse mail suivante : secretariatclownszhopitaux@gmail.com

Au plaisir de vous rencontrer !